Bei der Arbeit mit Tieren sowohl im medizinischen als auch im pflegerischen Bereich ist ein effizientes ERP System zum Organisieren und Planen inzwischen unerlässlich.

Von der Terminvergabe über die Ausstellung von Rezepten bis hin zu Untersuchungen und Operationen gibt es in Tierarztpraxen und -kliniken stets eine Vielzahl an Aufgaben für die Angestellten und den Veterinär. Gleiches gilt für Tierheime, wo Vierbeiner ohne Besitzer und Zuhause von der Tierheimleitung aufgenommen, gepflegt und gefüttert werden. In beiden Bereichen sind deshalb eine strukturierte Planung sowie eine effiziente Organisation der unterschiedlichen Aufgaben von großer Bedeutung. Um alle wichtigen Prozesse übersichtlich in einem System zu führen, zu kontrollieren und zu organisieren, empfiehlt sich daher die Anschaffung einer ERP Software. Was das ist und warum es für Tierheime, Tierarztpraxen sowie -kliniken so hilfreich ist, erklärt folgender Artikel.

Kurze Erklärung: Das ist ein ERP System

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning-System und dient zur Unterstützung von Geschäftsprozessen in einem laufenden Betrieb. Mithilfe von dieser Software lassen sich verschiedene Bereiche problemlos und zuverlässig über eine verbundene Datenbasis verwalten. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf Elemente wie den Vertrieb, das Personalwesen, die Finanz- und Rechnungsabteilung, die Beschaffung und die Produktion. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter für ERP Systeme. Dadurch variiert die Software in Größe, Art und Leistungsumfang, sodass die Systeme für unterschiedliche Ansprüche geeignet sind. Zwei große Vorteile, die sich für jedes Unternehmen auf lange Sicht mit einem ERP System ergeben, sind Zeitersparnisse sowie die Reduzierung von Kosten.

Deshalb benötigen Praxen und Tierheime diese Software

In der Anmeldung oder im Vorzimmer haben die medizinischen Fachangestellten oder die Tierheim-Mitarbeiter Zugriff auf das ERP System, um alle wichtigen Daten einzusehen.

Sowohl in einer Tierarztpraxis als auch in einer Klinik oder in einem Tierheim dient ein ERP System dazu, den Betrieb effizient zu verwalten, wodurch dieser in der Lage ist, mit der Zeit zu wachsen. Dadurch haben die Mitarbeiter und Ärzte die Möglichkeit, sich besser auf die Versorgung und Betreuung der vierbeinigen Patienten zu konzentrieren. In der Regel ist ein ERP System nicht ganz kostengünstig, weshalb es sinnvoll ist, über ein Darlehen von einem Kreditinstitut nachzudenken, um die Anschaffung tätigen zu können. Dies rentiert sich im Laufe der Zeit, denn die Software unterstützt nicht nur bei internen Geschäftsprozessen, sondern auch – wie bereits erwähnt – bei der Leistungssteigerung des Unternehmens und bei der Reduzierung von anfallenden Kosten.

Sämtliche Aufgaben, die die medizinischen Fachgestellten oder die Tierheim-Mitarbeiter in der Vergangenheit manuell per Hand ausführen mussten, sind mit einem ERP System beispielsweise automatisch abzuwickeln. Dadurch gestaltet sich der gesamte Betriebsablauf um ein Vielfaches effizienter, denn langes Suchen oder auch Überstunden können dadurch entfallen. Dank der Software haben Ärzte und Vereinsvorstände von Tierheimen oder die Pflegeleitung einen umfangreichen Überblick, egal, ob sie sich vor Ort oder bei einem Außeneinsatz befinden. In diesem Zusammenhang ist es auch möglich, von unterwegs auf Prozesse zuzugreifen und Aufgaben zu verwalten.

ERP Systeme sind in verschiedenen Geschäftsbereichen von Praxen über Kliniken bis hin zu Tierheimen einsetzbar. Die Software übernimmt sowohl die Aufgaben des Warenwirtschaftssystems als auch die Planungsbereitschaft im Bereich Logistik. Gerade in puncto Beschaffung und Disposition ist das sowohl in Tierarztpraxen und -kliniken als auch in Tierheimen von großer Bedeutung, um immer genügend Medikamente, Futter und sonstige Pflegeartikel für die Tiere auf Lager zu haben. Darüber hinaus finden sich im ERP System praktische Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung inklusive Lohnbuchhaltungsfunktionen und Zeiterfassung.

Perfekte Organisation und unkomplizierte Planung für alle zu verwaltenden Bereiche im Tierheim

Ein Tierheim sieht sich neben den täglich anfallenden Aufgaben wie Unterbringung, Pflege und Versorgung der Tiere, auch mit Organisationsarbeiten, der Instandhaltung der Räumlichkeiten sowie der Notfallvorsorge konfrontiert. ERP Systeme für Tierheime unterstützen bei all diesen Aufgaben, um den Betrieb sicher zu organisieren.

• Beschaffung: Ob Gerätschafen, Medikamente, Futter, Arbeitsmittel oder Schutzausrüstung für die Mitarbeiter – in der zentralen Datenbank des ERP Systems haben Mitarbeiter und die Pflegeleitung des Tierheims den vollen Überblick über alle wichtigen Informationen. Dadurch ist es möglich, Materialengpässe im laufenden Betrieb zu vermeiden und stets eine umfassende Lagerübersicht zu haben.

• Personalverwaltung: In der Regel verschlingen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Fehlzeiten und Personalplanung ein Plus an Zeit, wenn Büroarbeiten anstehen. Das ERP System schafft hier Abhilfe und sorgt für eine effiziente, schnelle Organisation sämtlicher Positionen, sodass mehr Zeit für die Pflege und Versorgung der Tiere bleibt.

• Zusammenarbeit: Dank der vielseitigen Funktionen und Module der Software gestaltet sich die Zusammenarbeit im laufenden Betrieb viel einfacher. So ist beispielsweise eine abteilungsübergreifende Kooperation im Tierheim möglich. Dadurch wird der Arbeitsablauf insgesamt produktiver.
Vorteilhaft ist außerdem, dass die Systeme mittlerweile individuell an den Betrieb anzupassen sind, da es viele verschiedene Hersteller gibt. Außerdem lösen die ERP Systeme problemlos veraltete Standard-Software ab, sodass das Tierheim auch digital auf dem neusten Stand bleibt.

Praktische digitale Unterstützung in Tierarztpraxis und Tierklinik

Während der vierbeinige Patient untersucht wird, ist es möglich, dass eine weitere medizinische Fachkraft die Informationen zur Untersuchung direkt ins System einspeist.

In einer Tierarztpraxis oder -klinik sind Geschwindigkeit, Reaktionsfähigkeit und Effizienz drei wichtige Schlagworte. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die medizinischen Fachangestellten und Ärzte alle wichtigen Informationen, Daten und Ressourcen zu ihren Patienten schnellstmöglich einsehen, verwalten und/oder verändern können. Wenn beispielsweise ein Vierbeiner mit Arthrose oder dem Wobbler-Syndrom in die Praxis kommt, ist es vorteilhaft, wenn der behandelnde Arzt gleich alle vorherigen Daten zu Erkrankungen, Behandlungen, Unverträglichkeiten und Medikamenten auf einen Einblick einsehen kann. Ein ERP System bietet für solche Bedürfnisse bestimmte Zusatz-Funktionen, die eine Karteikarten-Verwaltung und Archivierung bestimmter Informationen realisieren.

Darüber hinaus ist es mit der praktischen Software möglich bei der Verschreibung eines Rezeptes sofort einzusehen, ob eventuell sogar noch Medikamente auf Lager sind. Das ist beispielsweise auch für Kliniken wichtig, wo die Tiere operiert und anschließend gesund gepflegt werden. Dank der Echtzeit-Datenspeicherung erhalten die medizinischen Fachangestellten und das Pflegepersonal vollen Zugriff auf das Lager, sodass jederzeit eine umfassende Übersicht gewährleistet wird. So ist nicht nur die Planung von Einkäufen viel effizienter und schneller möglich, sondern ebenso das Verwalten und Organisieren der Finanzen und Buchhaltung.

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